MODUL 04 / PLATTFORMDas Fundament
Das Fundament
für alles.
Portale, KI-Automatisierung, Kommunikation, Dokumente und Enterprise-Sicherheit — die gemeinsame Basis, die Verwaltung und Vermittlung verbindet.
4 PortaleKI-AssistentKalender & AufgabenDSGVO & GoBD
GEMEINSAMER DATENSATZKantstraße 84 · BerlinOBJ-0084
MIETERPORTAL24 ProfileKOMMUNIKATION8 Vorgänge
OBJEKTAKTE84Ein Bestandalle Module
DOKUMENTE186 DateienAUFGABEN12 offenPortale4 Rollen aktivKI-AssistenzbereitGoBD & DSGVOprotokolliert
Ein Datensatz.
Alle Arbeitsflächen verbunden.
Portale, Kommunikation, Dokumente, Aufgaben und Automatisierungen arbeiten mit denselben Objekten und Kontakten. Informationen entstehen einmal und stehen überall im richtigen Kontext bereit.
BEREICH 01
Portale
Self-Service für Mieter, Eigentümer und Hausmeister.
Vier spezialisierte Portale geben Ihren Stakeholdern direkten Zugriff auf relevante Informationen — ohne dass Sie jeden Anruf selbst beantworten müssen.
- Mieter-Portal: Dashboard, Dokumente, Schadensmeldung, Zählerstände
- Eigentümer-Portal: Finanzen, ServiceOrder-Genehmigung, Mahnstatus
- WEG-Eigentümer-Portal: Versammlungen, Beschlussbuch, Belegprüfung
- Hausmeister-Portal: Objektübersicht, Zähler, Wartungsplan
- Schwarzes Brett mit E-Mail-Versand
- QR-Code Schadensmeldung (öffentlich)
GUTEN MORGENDavid WeberMIETER
BEREICH 02
KI & Automatisierung
Intelligente Assistenz für den Alltag.
Von der automatischen Belegerkennung über den KI-Chat-Assistenten bis zum intelligenten Zahlungsabgleich — weniger Routinearbeit, mehr Zeit für das Wesentliche.
- KI-Belegerkennung (Rechnungen, Angebote, Zählerstände)
- E-Rechnung Import (ZUGFeRD & XRechnung)
- KI-Chat-Assistent (natürlichsprachige Befehle)
- Intelligenter Zahlungsabgleich (3-Stufen Confidence-Matching)
- Automatische Lead-Erkennung aus Portal-E-Mails
- OCR-Fallback für Offline-Nutzung
Rechnung erkanntAufzugservice Berlin · 842,10 €98 %Zählerstand aus Foto gelesenWarmwasser WE 2.1 · 48,6 m³96 %Portal-Anfrage als Lead erkanntLaura König · Immowelt91 %
BEREICH 03
Kalender & Aufgaben
Termine, Fristen und Aufgaben an einem Ort.
Zentraler Kalender mit Besichtigungen, Wartungsterminen und Fristen. Das integrierte Aufgabenmanagement mit Wiedervorlagen und Prioritäten sorgt dafür, dass nichts liegen bleibt.
- Zentraler Kalender (Besichtigungen, Termine, Fristen)
- Aufgabenmanagement mit Prioritäten & Fälligkeit
- Wiederkehrende Aufgaben (z.B. Rauchmelder-Prüfung)
- Aufgaben-Projekte für größere Vorhaben
- Erinnerungen & Eskalation bei Fristversäumnis
- Aufgaben pro Objekt, Kontakt oder Vertrag
MO 12DI 13MI 14DO 15FR 16
08:0010:00Objektbegehung · Kantstraße 8412:0014:00Besichtigung · Kollwitzstraße 4116:00Rauchmelderprüfung · 24 Einheiten
BEREICH 04
Kommunikation
Alle Kanäle an einem Ort.
E-Mail-Integration per IMAP & SMTP, Team-E-Mail-Konten, Templates für Serienbriefe und eine lückenlose Aktivitäts-Timeline pro Kontakt.
- E-Mail-Integration (IMAP & SMTP)
- Team-E-Mail-Konten
- E-Mail-Templates & Serienbriefe
- Aktivitäts-Timeline pro Kontakt
- Benachrichtigungen (In-App)
BEREICH 05
Dokumente & Vorlagen
Intelligente Ablage und professionelle Vorlagen.
Dokumenten-Templates mit Platzhaltern, automatische PDF-Generierung mit Briefkopf und Logo, Absenderprofile für mehrere Standorte und eine hierarchische Ordnerstruktur.
- Dokumenten-Templates mit Platzhaltern
- PDF-Generierung (Briefkopf, Logo, Rechtsbelehrung)
- Absenderprofile (mehrere Standorte/Briefköpfe)
- Hierarchische Ordnerstruktur mit Drag & Drop
- Dokumenten-Suche & Filter (Kontext, Typ, Format, Zeitraum)
- Serienbrief-Funktion für Massenversand
BLOKKBASEVORLAGE · MIETERHÖHUNG
Anpassung der Nettokaltmiete
Sehr geehrter Herr Weber, für Ihre Einheit in der Kantstraße 84 wird folgende Anpassung vorbereitet.
Absenderprofil: Berlin Mitte
BEREICH 06
Sicherheit & Compliance
Vertrauen durch Transparenz und Datenschutz.
Rollenbasiertes Berechtigungssystem, GoBD-konforme Buchungssicherung und DSGVO-Konformität — damit Ihre Daten sicher sind und Sie jederzeit prüfbereit bleiben.
- Rollen- & Berechtigungssystem (RBAC)
- GoBD-konforme Buchungssicherung
- DSGVO-konform (Soft-Delete, Anonymisierung, Audit-Trail)
- 2-Faktor-Authentifizierung
BEREICHLESENBEARBEITENFREIGEBEN
Objekte & EinheitenBestandsdaten✓✓✓
Finanzen & BuchungenGoBD-geschützt✓✓–
DokumenteKontextbezogener Zugriff✓–✓
PortaleRollenspezifische Freigaben✓✓–
Audit-Trail aktiv2FA ERFORDERLICH
GEMEINSAME BASIS
Keine Inseln zwischen Ihren Modulen.
Die Plattform verbindet Verwaltung, WEG und Vermittlung mit den Werkzeugen, die jedes Team täglich benötigt.
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